העדפות אלה שייכות למשתמש שמחובר למערכת. העדפות אלה הן חלק מסדרה גדולה יותר של מאפיינים ששייכת למשתמש זה. המאפיינים הגלויים כאן הם אלה שהמשתמש יכול לערוך אתם, בין אם משתמש זה הוא מנהל מערכת או לא. שאר המאפיינים של המשתמש ניתנים לעריכה עבור מנהלי מערכת בלבד בעזרת טבלת המערכת 'משתמשים' (ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי להלן).

המאפייינים להלן דורשים הסבר/תשומת לב מיוחדת:

1. מזהה המשתמש: מפתח מספרי ייחודי שמזהה את המשתמש במערכת (לקריאה בלבד ונוצר באופן אוטומטי).

2. מזהה הגישה (כניסה למערכת): המזהה משתמש לכניסה למערכת במצב המבוסס על השרת. זהו שם המשתמש של הדומין ב-Windows בהתקנות שנעשות במקום - מנהלי מערכות צריכים להעתיק את הערך הזה במדויק מהספרייה הפעילה של הדומיין.

3. הצג שפה ומיקום: במערכות שבהן מותקנות מספר חבילות שפה, המשתמש יכול לקבוע באיזו שפה להשתמש בתור ממשק המשתמש עבור המערכת.

4. אימייל 1 - האימייל הראשי של המשתמש. משמש להודעות התראה שנשלחות על ידי המערכת.

על מנת לערוך את ההעדפות, עבור למצב עריכה, ערוך את הערכים והקלק על "שמור". ראה פונקציונליות משותפת לעיל לקבלת פרטים על מעבר בין מצב עריכה ומצב תצוגה ושמירת נתונים.

השתמש בטבלה זו כדי לנהל את הרישום של משתמשים למערכת TopContracts. משתמשים לא רשומים לא יורשו להיכנס למערכת כלל, ולפיכך לא יורשו לצפות באף חוזה. על מנת ללמוד עוד על הסוגים השונים של משתמשי מערכת, עיין ב-משתמשי המערכת לעיל. מידע זה הוא חיוני להבנה של ההגדגרות המתוארות להלן.

המאפיינים הבאים של המשתמשים דורשים הסבר/תשומת לב מיוחדת:

1. מזהה המשתמש, מזהה הגישה, שפת תצוגה ומיקום, אימייל 1: ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי לעיל.

2. מנהל מערכת: סמן תיבה זו כדי להגדיר את המשתמש בתור מנהל מערכת. על ידי מתן הזכות הזו למשתמש, אתה מרשה לו לערוך ערכים בכל טבלאות המערכת. להיתר זה אין כל תוקף בקשר לגישה לחוזים עצמם.

3. גישה לא מוגבלת: סמן את התיבה הזו כדי להגדיר משתמש בתור "לא מוגבל". השארת תיבת הסימון הזו ריקה פירושה שהמשתמש "מוגבל". אנא שים לב לכללים הבאים:

   1. משתמשים מוגבלים לא יכולים לקבל תפקידים כלשהם שיש להם היתרי הוספה/עריכה/מחיקה, לכן לפני שאתה מוסיף משתמשים מוגבלים כלשהם, ודא שיש לך תפקיד ללא היתרים כאלה שעומד לבחירה מתוך רשימת התפקידים.

   2. המערכת אינה מאפשרת ליצור משתמש מוגבל ולהעניק לאותו משתמש "תפקיד ברירת מחדל" שיש לו היתרי הוספה/עריכה/מחיקה.

   3. המערכת אינה מאפשרת לשנות משתמש מ"לא מוגבל" ל"מוגבל", אם המשתמש רשום ב-"מורשים" של חוזה כלשהו עם תפקיד שיש לו היתרי הוספה/עריכה/מחיקה. על מנת לבצע שינוי כזה, עליך קודם למצוא את כל החוזים הללו (השתמש במנוע החיפוש) ולשנות את התפקיד של המשתמש בכל אחד מהחוזים לכזה שאין לו היתרים כאלה.

   4. להגבלת מספר המשתמשים, ראה להלן.

4. רשאי להוסיף חוזים: קובע עם המשתמש הזה רשאי להוסיף חוזים חדשים או לא. משתמשים שלא יכולים להוסיף חוזים חדשים, עדיין יכולים להתווסף לחוזה קיים על ידי משתמש אחר שרשום ב-"מורשים" שלו. ברגע שמשתמש רשום ב-"מורשים" של חוזה, ההיתרים הספציפיים שלו בנוגע להוספת ערכים/ישויות לחלקים שונים של החוזה נקבעים לפי התפקיד שהוקצה למשתמש באותו חוזה.

5. רשאי למחוק חוזים: קובע אם המשתמש הזה רשאי למחוק חוזים או לא. ברגע שמשתמש רשום ב-"מורשים" של חוזה, ההיתרים הספציפיים שלו בנגוע למחיקה של חלקים שונים של החוזה נקבעים לפי התפקיד שהוקצה למשתמש באותו חוזה.

6. רמת הרשאה של ברירת מחדל: רמת הרשאה (תפקיד) זו תוקצה למשתמש בכל פעם שהמשתמש נוסף לרשימת המורשים של חוזה (ראה מגבלות עריכת מידע על בסיס הרשאת המשתמש להלן). המשתמש העורך את החוזה עדיין יכול לשנות את רמת ההרשאה כיוון שהיא משמשת ברירת מחדל בלבד. להגבלות הערך הזה עבור משתמשים מוגבלים, ראה לעיל.

7. יחידה ארגונית: בחר את היחידה שאליך משתייך המשתמש. ניתן להגדיר יחידות אלה דרך טבלת המערכת "מבנה ארגוני" (ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי להלן).

הגבלות נוספות הקשורות למתן רישיון:

1. הרישיון של היישום עשוי להגביל את מספר המשתמשים המוגבלים והלא מוגבלים. מידע על הגבלה זו צריכה להינתן ללקוח עם ההתקנה. כל ניסיון להוסיף משתמשים מעבר להגבלה הזו תיחסם על ידי המערכת.

2. בהתקנות מסוימות, ייתכן שייקבע תאריך תפוגה. המערכת תחסום ניסיונות גישה אחרי תאריך התפוגה.

על מנת לערוך משתמשים:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך או הוסף רשומות לטבלה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק משתמשי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, כך שאם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט הפעולות המהירות שמוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

חלק מסדרת המאפיינים של משתמשים מוצגת עבור כל משתמש בדף ההעדפות של משתמש/תחנת עבודה (ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי לעיל) כאשר דף זה נפתח על ידי אותו משתמש במחשב אישי שהמשתמש מחובר בו למערכת.

בעלי עניין הם ישויות המקושרות לחוזים, שבדרך כלל הן חיצוניות לארגון המשתמש במערכת TopContracts; לעומת, ישויות פנימיות בדרך כלל מוגדרות בתור "משתמשים" ומנוהלות דרך טבלת המערכת 'משתמשים' (ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי לעיל). השתמש בטבלה זו כדי לנהל את בעלי העניין ואת סוגי בעלי העניין של המערכת.

בעלי עניין נוצרים בהתבסס על הסוג שלהם. הסוגים יכולים לכלול: ספקים, לקוחות, קבלני משנה וכו'.

על מנת לערוך בעלי עניין:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך, או הוסף רשומות לטבלה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאיתם לערוך את הטבלה הזו, לכן אם אינך יכול לרואת או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט הפעולות המהירות המוצג ליד הטבלה,, קרוב לוודאי שאינך מוגדר כמשתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק אם אתה רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

דף העריכה של בעלי העניין מאפשר עריכה של סוגי בעלי העניין וגם בעלי עניין. הוא מחולק לשתי טבלאות, בהתאמה: טבלת סוגי בעלי העניין בחלק העליון, וטבלת בעלי העניין בחלק התחתון.

על מנת לראות את הרשימה של בעלי העניין מכל סוג, בחר את הסוג מהטבלה העליונה. בחר את הסוג לפני שאתה מקליק על כפתור העריכה. ברגע שמקליקים על כפתור העריכה, הטבלה העליונה אינה מאפשרת לשנות את הסוג הפעיל של בעלי עניין.

המאפיינים (שדות) של בעלי עניין וסוגי בעלי עניין כוללים רק כאלה שמשותפים כמעט לכל טבלאות המערכת (ראה שדות משותפים של טבלאות מערכת לעיל). במקרה שמידע נוסף לגבי בעלי עניין מנוהל על ידי הארגון שלך ביישומי תוכנה אחרים (כגון CRM, ERP וכו'), עיין ב-4.5 לעיל כדי ללמוד על דרכים לסנכרן בעל עניין שרשום בתוך TopContracts עם מקורות חיצוניים כאלה.

השתמש בטבלה זו כדי לנהל מטבעות וסוגי יצירת אינדקס של המערכת. מאפיינים (שדות) של מטבעות וסוגי אינדקס מרחיבים את אלה שמשותפים כמעט לכל טבלאות המערכת (ראה שדות משותפים של טבלאות מערכת לעיל). למעט אותם מאפיינים, סוגי המטבעות והאינדקס גם מכילים מאפיינים נוספים הקשורים לשערי מטבע:

1. במטבעות, שדה השער מגדיר את השער הנוכחי בין כל אחד מהמטבעות הזמינים לבין מטבע ברירת המחדל של המערכת, שנקבע בהתקנה של היישום. שער מטבע ברירת המחדל עצמו אינו מוצג ולא ניתן לערוך אותו (למעשה הוא תמיד 1).

2. בסוגי יצירת אינדקס, שדה השער מגדיר את ערך המדד הנוכחי.

השער משמש לחישוב עלויות שאינן צמודות למדד או שהן נמדדות במטבעות זרים. כל שער מוצמד לתאריך שבו הוא עודכן (התאריך אינו מוצג, אבל הוא נקבע אוטומטית כאשר השער נקבע). היישום קובע אם השער תקף בכל פעם שנוצר דוח, שצריך לחשב את המידע הפיננסי של החוזה.

במקרה שבו מידע נוסף על סוגי מטבעות והצמדה למדד מנוהל על ידי הארגון שלך ביישומי תוכנה אחרים, עיין ב-4.5 לעיל כדי ללמוד עוד על הדרכים לסנכרן את סוגי המטבעות והמדדים הרשומים בתוך TopContracts עם מקורות חיצוניים כאלה.

על מנת לערוך סוגי מטבעות/הצמדה למדד:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך או הוסף רשומות לטבלה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, לכן אם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט פעולות מהירות המוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

השתמש בטבלה זו כדי לשלוט במבנה של "הודעות התראה באימייל" שנוצרות ומופצות על ידי המערכת. הודעותהן התבניות של אימיילים כאלה. בכל פעם שהתראה מוגדרת עבור חוזה, מוקצה לה סוג הודעה שקובע את המראה והתוכן שלה.

מאפיינים (שדות) של סוגי הודעות מקיפים את כל אלה שמשותפים כמעט לכל טבלאות המערכת (ראה שדות משותפים של טבלאות מערכת לעיל). מאפיינים אחרים של סוגי הודעות קובעים איזה מידע נשלח ואיך הוא מסודר. כמו כן, המאפיינים האחרים האלה מאפשרים למשתמשים להוסיף את הטקסט שלהם להודעות.

מבנה סוג ההודעה מתחלק לשני חלקים - "הנושא" של הודעת האימייל, וה-"גוף" של הודעת האימייל.

הכללים הבאים חלים על הודעות שנוצרות בהתאם למאפיינים של סוגי הודעות:

1. אם מוגדרת "תחילית נושא ההודעה", היא תשמש בתור תחילית של שורת הנושא של ההודעה. אם לא, תחילית המוגדרת על ידי המערכת תשמש במקומה.

   בעוד שהתחילית המוגדרת על ידי המערכת מיוצרת בהתאם לשפת ברירת המחדל של המשתמש המקבל את ההודעה, אין כל תמיכה רב-לשונית עבור תחילית המוגדר עבור סוג הודעה, ולכן אם משתמשים בתכונה זו, לכל ההודעות מהסוג הזה תהיה תחילית דומה, בלי קשר לשפת ברירת המחדל שמשמשת את הנמען.

2. אם אחד מהמאפיינים הבאים של "כלול בנושא ההודעה" הוא נכון, לנושא ההודעה יתווסף "תחילית חוזה" (רב-לשונית) המוגדרת על ידי המערכת, ואחריה יבוא הערך המתאים של החוזה:

   1. מספר זיהוי של המערכת

   2. מזהה חוזים א'

   3. מזהה חוזים ב'

   4. כותרת החוזה

3. אם אחד מהמאפיינים "קשר לחוזה" או "כלול בנושא ההודעה" הוא נכון, נושא ההודעה יתווסף לקישור כזה.

4. אם אחד מהמאפיינים הבאים של "כלול בגוף ההודעה" הוא נכון, לגוף ההודעה יתווסף הערך המתאים של החוזה:

   1. מספר זיהוי של המערכת

   2. מזהה חוזים א'

   3. מזהה חוזים ב'

   4. כותרת החוזה

   5. קשר לחוזה

על מנת לערוך סוגי הודעות:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך או הוסף רשומות לטבלה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, לכן אם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט פעולות מהירות המוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

השתמש ב-"טבלה" זו (למעשה בצורת עץ) כדי להגדיר סדרה של יחידות ארגוניות של הארגון שלך, הרלוונטיות למשתמשים של מערכת TopContracts, כלומר, היחידות הארגוניות שאליהן משתייכים משתמשי מערכת TopContracts. אין כל צורך להוסיף למבנה הזה יחידות שאין להן אף משתמשים שצריכים גישה לחוזים.

המבנה הזה נמצא בשימוש בכל המערכת עבור בחירה של עובדים עבור עניינים שונים כגון בחירת נמענים עבור התראות, בחירת נמענים עבור שליחת דוחות וכו'. המבנה מאפשר בחירה של משתמשים מרובים על ידי בחירת היחידה המתאימה, ולכן חשוב לתכנן את המבנה בהתאם.

טבלת המערכת 'משתמשים' (ראה לעיל) משמשת כדי לשייך משתמשים ליחידות הארגוניות שלהם.

מאפיינים (שדות) של כל יחידה ארגונית כוללים רק את אלה שמשותפים כמעט לכל טבלאות המערכת (ראה שדות משותפים של טבלאות מערכת לעיל). במקרה שמידע נוסף על יחידות ארגוניות מנוהל על ידי הארגון שלך במקום אחר (כגון ב Active Directory), עיין ב-4.5 לעיל כדי ללמוד עוד על הדרכים שאתה יכול לסנכרן יחידות ארגוניות הרשומות בתוך TopContracts עם מקורות חיצוניים כאלה.

על מנת לערוך את המבנה הארגוני:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך או הוסף יחידות. על מנת להוסיף יחידות חדשות, ראשית בחר את יחידת ההורה שלה ולאחר מכן הקלק על כפתור "הוסף". אם יש ליצור את היחידה בתור יחידה בדרג עליון (ללא הורים), אל תבחר אף יחידה אחרת לפני שאתה מקליק על כפתור ההוספה.

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, לכן אם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט פעולות מהירות המוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

השתמש בטבלה זו כדי לנהל את תפקידי היישום של מערכת TopContracts. תפקידים והרשאות הם אוספים בעלי שם, של זכויות גישה לחוזים: כל תפקיד ביישום מגדיר סדרה של פעולות שיכולות להתבצע לגבי חוזים. בכל פעם שמשתמש נוסף לרשימת "מורשים" של חוזה (ראה מגבלות עריכת מידע על בסיס הרשאת המשתמש להלן), המשתמש מקבל תפקיד שהוא רלוונטי לאותו חוזה. בהתאם לתפקיד זה נקבעות זכויות המשתמש לגבי עריכה וצפייה בנתוני החוזים.

ניהול תפקידים אינו מבוצע אך ורק בעורך זה: הוספה ומחיקה של זכויות חוזים מנוהלות לפי משתמש בטבלת המשתמשים (ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי לעיל), כל זכות אחרת למעט אלה שקשורות לשדות מוגדרים על ידי המערכת מנוהלים כאן, ומיפוי בין תפקידים לזכויות הגישה הקשורות לשדות אלה נעשה בטבלת מערכת 'שדות מוגדרים על ידי המערכת' (ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי להלן). מאפיינים (שדות) של כל תפקיד כוללים את אלה שהם משותפים כמעט לכל טבלאות המערכת (ראה שדות משותפים של טבלאות מערכת לעיל).

ניתן ליצור כל כמות של תפקידים והרשאות. התקנת היישום עשויה לכלול כמה תפקידי ברירת מחדל שיכולים להיות שימושיים ולהתאים לצרכים של רוב הארגונים המשתמשים במערכת. אחד מהם הוא חובה (בעלים) - ראה להלן.

עורך התפקידים בנוי בתור טבלה: בצד רשומים חלקי החוזה (כרטיסיות בעורך החוזים, ראה צופה/עורך החוזים להלן), ובחלק העליון רשומות זכויות העריכה. כל משבצת בהצטלבות של חלק חוזה עם זכות עריכה קובעת אם למשתמש יש זכות עבור אותו חלק או לא.

זכויות העריכה הן:

1. קרא, ערוך ומחק: מסבירה את עצמה (שים לב ש'-הוסף' ו-'מחק' רלוונטים רק לנתונים שקיימים רק בהקשר של חוזה כגון פריטי חוזה, בניגוד לרשימת בעלי העניין בו שרק מקשרת את החוזה לרשימה חיצונית של בעלי עניין.

2. קבלת היתר לערוך/להוסיף/למחוק יישות בחוזה מסוג כלשהו מעניקה אוטומטית היתר לקרוא את אותה יישות.

3. מניעת היתר לקרוא יישות של חוזה מסוג כלשהו, שוללת באופן אוטומטי את ההיתר לערוך/להוסיף/למחוק את אותה יישות.

הערך הראשון בטבלת התפקידים, שנקרא "בעלים", אינו ניתן למחיקה ועליו להיות המתירני ביותר מבין כל התפקידים.

היישום חייב תמיד להיות עם תפקיד יישום אחד לפחות שיש לו יכולות עריכה.

שים לב שהתפקידים משפיעים על האופן שבו חוזים נצפים ונערכים בעורך/מציג החוזים. לדוגמה, אם למשתמש יש תפקיד עם "עריכה של מורשים" השווה ללא, משתמש זה לא יראה שום כפתור להוספה או למחיקה של ערכים בטבלת המורשים של החוזה. אם משתמש אחר קיבל תפקיד עם "קריאת מורשים" השווה ללא, משתמש זה לא יראה את טבלת המורשים של החוזה כלל.

על מנת לערוך תפקידים:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך והוסף רשומות לטבלה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, לכן אם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט פעולות מהירות המוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

טופס זה מספק מידע על סביבת היישום, ומספק אמצעים להפעיל תהליכים ברחבי המערכת. רשימה זו של הגדרות שונה מזו שנמצאת בהעדפות משתמש/תחנת עבודה (ראה לעיל): היא קובעת את הסביבה של היישום כולו, בין אם האחרון קובע את סביבת העבודה של המשתמש הספציפי.

רוב הטופס הזה מיועד למטרות מידע: כמעט כל ההגדרות המוצגות בטופס מוגדרות מראש במהלך ההתקנה ולא ניתן לשנות אותן מתוך ממשק המשתמש. ישנה הגדרה אחת שניתן להגדיר כאן: מטבע ברירת המחדל. מטבע זה ישמש באופן אוטומטי לחישוב עלויות כוללות של חוזים בדוחות.

טופס זה מכיל כפתורים לביצוע הפעולות הבאות ברחבי המערכת:

1. משימת הפעלת התראה: הפעל ידנית את השירות האחראי ליצירה ולהפצה של התראות. שירות זה מוגדר כדי לפעול פעם ביום. לקבלת מידע נוסף ראה 12.1 להלן. הקלק על כפתור זה כדי לגרום למערכת לייצר מחדש את כל הודעות ההתראה של התאריך הנוכחי. הודעה תוצג, ומבקשת להמתין כמה שניות. כאשר ההודעה נעלמת, הודעות ההתראה נשלחו.

2. כפתורים ותפריטים אחרים (מותאמים אישית, אופציונליים): אם תפריטים וכפתורים כאלה מופיעים, המטרה שלהם היא לאפשר ניהול ו/או הפעלה של "הרחבת התראות" המותקנת במערכת. התפיסה הכללית של הרחבות ההתראות נדונה ב-12.2 להלן. לקבלת מידע ספציפי על הרחבות ההתראות הנכללות בהתקנה שלך, עיין בנספח ג': הרחבות התראות מותקנות.

על מנת לערוך את הגדרות היישום:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. שנה את ערכי השדות הניתנים לעריכה.

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, לכן אם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט פעולות מהירות המוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

דף זה מורכב משתי טבלאות: קבוצות ושדות. שדות נוצרים תחת קבוצות. לקבוצות ולשדות יש שמות, ולכל אחד מהם יש גם סדרה של מאפיינים נוספים. מאפיינים (שדות) אלה של כל קבוצה ושדה כוללים את אלה שמשותפים כמעט לכל טבלאות המערכת (ראה שדות משותפים של טבלאות מערכת לעיל).

על מנת לראות את רשימת השדות של כל קבוצה, בחר את הקבוצה מהטבלה העליונה. בחר את הקבוצה לפני שאתה מקליק על כפתור העריכה. ברגע שאתה מקליק על כפתור העריכה, הטבלה העליונה לא מאפשרת לשנות את הקבוצה הפעילה.

קבוצות ושדות משמשים כדי לבנות תבניות לשימוש בחוזים: חוזים המכילים קבוצות מציגים את השדות שלהם עבור המשתמש, ומאפשרים למשתמש לערוך את הערכים שלהם. הקבוצות והשדות מהווים מבנה שלתוכו מזינים את הערכים.

מאפייני קבוצות מיוחדים (מלבד המאפיינים המשותפים לכל טבלאות המערכת):

1. נראות התפקידים: בחר "פתח לכל התפקידים" כדי לאפשר לכל התפקידים של היישומים (ראה טבלאות מערכת בעלות מבנה ייחודי לעיל) לראות ולערוך ערכים של שדות השייכים לקבוצה זו; בחר "פתח לתפקידים הבאים בלבד" כדי לקבוע באופן ספציפי את ההרשאה של כל תפקיד ביחס לקבוצה: סמן "הצג" כדי לאפשר לתפקיד לצפות בשדות של הקבוצה, וסמן "ערוך" כדי לאפשר לתפקיד לערוך את הערכים של שדות הקבוצה. הפעלה של "ערוך" גם מאפשרת "צפייה", כי משתמשים לא יכולים לערוך משהו שם לא יכולים לראות ...

2. מיפוי סוגי חוזים: בחר "הוסף לכל סוגי החוזים" כדי ליצור את השדות השייכים לקבוצה זו בכל החוזים הנוכחיים והעתידיים; בחר "הוסף לסוגי החוזים הבאים בלבד" כדי לקבוע באופן ספציפי באילו סוגי חוזים נוצרת כל קבוצה: סמן את תיבות הסימון ברשימה שליד סוגי החוזים המתאימים.

על מנת לערוך שדות וקבוצות:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך, או הוסף רשומות לטבלה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, לכן אם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט פעולות מהירות המוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.

"יישומים" הם קישורים המיוצרים אוטומטית (URLs), המשמשים לקשר בין חוזים מ-TopContracts למערכות יישומי צד ג' שפועלים בדפדפני אינטרנט. הקישורים המיוצרים מכילים מבנה שהוא ייחודי לאותו יישום צד ג' המשובץ עם ערכים שנלקחו מתוך חוזה ו/או הפריטים הקשורים אליו (פריטים הם סדרה של רישום אחד או יותר הקשורים לחוזה). בדרך כלל, ערכי החוזה המשובצים יילקחו מתוך שדות מספר הזיהוי החיצוני המשותפים לטבלאות המערכת: שדולת אלה מיועדים למטרה זו. אבל המערכת יכולה להשתמש בשדות רבים אחרים כדי ליצור את הקישורים.

כל יישום יכול לייצר קישורים רבים, מסוגים שונים, עבור חוזה יחיד, אבל בדרך כלל יישום בודד ייצור רק סוג אחד של קישור, בין אם זה קישור בודד או רשימה של קישורים מרובים (מאותו סוג).

כיצד יישומים מוגדרים?

1. לכל יישום יכולים להיות 1 עד 9 URLs שונים; URLs אלה מיוצרים בהתאם לחלק החוזה המתאים שלהם: URL אחד נוצר עבור התיעוד הראשי של החוזה, וכל כמות של URLs נוצרים עבור הפעילויות, המסמכים, השדות, הפריטים, בעלי העניין, ההתראות והמשתמשים של החוזה. מכיוון שלכל האחרונים שהוזכרו יש יחס של אחד לכמה עם החוזה, כל URL ייצר N קישורים, כאשר N הוא מספר ה-"פריטים" התואמים של חלק החוזה. לדוגמה, אם לחוזה יש 15 מסמכים, הקישור הבודד שנכתב תחת "URL של מסמך חוזה" ייצר 15 קישורים עבור החוזה.

2. כל URL מורכב מחלקים צדדיים שמרכיבים את המבנה שלו, ומראה מקום אחד או יותר של שדות. לדוגמה, ל-URL הזה יש שני מראי מקום של שדות:

   http://www.people.com/info.aspx?contract= {ExternalID} &id= {Stakeholder.SystemID}

שים לב שלהבדיל מטבלאות מערכת אחרות, שמות היישומים אינם תומכים בשפות מרובות: השמות מוזנים תמיד תוך שימוש בשפה יחידה.

על מנת לערוך יישומים:

1. עבור למצב עריכה (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל), ואז

2. מחק, ערוך או הוסף רשומות לטבלאות (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל). על מנת לשנות יישום, בחר כל אחד מה-URLs שלו (או יותר מאחד - נדיר), הזן את המבנה הבסיסי שלו, והחלף את הערכים הספציפיים שלו במראי מקום של שדות על ידי בחירת אותם נתונים ספציפיים קודם בטקסט של ה-URL, ולאחר מכן הקלק על כפתור השדה בצד.

3. שמור את השינויים שלך (כפי שמתואר ב-פונקציונליות משותפת לעיל).

רק מנהלי מערכת רשאים לערוך ערכים בטבלה זו, לכן אם אינך יכול לראות או להפעיל את כפתור העריכה בתפריט פעולות מהירות המוצג ליד הטבלה, קרוב לוודאי אינך מוגדר בתור משתמש שהוא מנהל מערכת של המערכת. הסתכל על טבלת המערכת 'משתמשים' כדי לבדוק מי רשום בתור מנהל מערכת, וצור קשר עם האדם הזה אם אתה מרגיש שאתה צריך לקבל זכויות ניהול.